IT-Dienstleister wechseln: Ablauf, Checkliste und typische Fallstricke
Ein Wechsel des IT-Dienstleisters ist eine geplante Übergabe: Dokumentation, Zugänge, Lizenzen und Datensicherungen gehen vom bisherigen an den neuen Anbieter über. Dieser Ratgeber zeigt, was Sie vor der Kündigung klären, was Sie anfordern sollten und in welcher Reihenfolge die Übergabe abläuft.
01 / Kurzantwort
Die Kurzantwort
Klären Sie zuerst Vertragslaufzeit, Dokumentation, administrative Zugänge, Inhaberschaft von Lizenzen und Domains sowie den Zugriff auf Ihre Backups. Kündigen Sie erst danach. Die eigentliche Übergabe läuft in Etappen mit Wartungsfenstern, Funktionstests und einem Rückfallplan. Dauer und mögliche Unterbrechungen hängen von Ihrer Umgebung und der vorhandenen Dokumentation ab.
02 / Wann wechseln?
Wann ein Wechsel sinnvoll ist
Ein Anbieterwechsel kostet Zeit und Aufmerksamkeit. Er lohnt sich, wenn die Probleme nicht an einzelnen Vorfällen liegen, sondern an der Art der Zusammenarbeit. Typische Anzeichen sind:
- Störungen bleiben liegen, und zugesagte Reaktionszeiten stehen nirgends im Vertrag.
- Es gibt keine aktuelle Dokumentation, oder Sie kommen selbst nicht an Ihre Zugangsdaten.
- Rechnungen sind nicht nachvollziehbar, weil ein klarer Leistungskatalog fehlt.
- Das Unternehmen ist gewachsen, und Themen wie IT-Sicherheit, Cloud oder mehrere Standorte übersteigen den bisherigen Betreuungsumfang.
- Updates, Backups und Monitoring laufen ohne Nachweis, sodass niemand den Zustand der Systeme belegen kann.
Sprechen Sie die Punkte zunächst offen beim bisherigen Anbieter an. Lassen sie sich nicht klären, hilft ein Vergleich anhand fester Kriterien. Die Auswahl-Checkliste dazu finden Sie im Ratgeber Was macht ein IT-Dienstleister?. Wer nicht alles abgeben möchte, kann auch nur einzelne Aufgaben neu vergeben; die Modelle dafür beschreibt unsere Seite IT-Outsourcing.
03 / Vor der Kündigung
Vor der Kündigung klären: die Checkliste
Die wichtigste Regel lautet: erst die eigenen Unterlagen und Zugänge sichern, dann kündigen. Diese sechs Punkte sollten vorher beantwortet sein:
- 1
Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist
Lesen Sie den laufenden Vertrag: Wie lange läuft er, bis wann müssen Sie kündigen, und welche Form ist vorgeschrieben? Prüfen Sie auch, ob der Vertrag Regelungen zur Übergabe und zu deren Kosten enthält.
- 2
Dokumentation
Fordern Sie den aktuellen Stand an: Netzplan, Server- und Diensteübersicht, Firewall-Regeln, Backup-Konzept, Benutzer- und Berechtigungsstruktur. Eine vollständige Dokumentation sollte Ihnen gehören, inklusive Konfigurationen.
- 3
Administrative Zugänge
Stellen Sie fest, wer heute welche Administratorrechte hat: Server, Firewall, Microsoft 365, Cloud-Konsolen, Router, Telefonanlage. Mindestens ein Administratorkonto je System sollte nachweislich bei Ihrem Unternehmen liegen.
- 4
Inhaberschaft von Lizenzen, Domains und Tenant
Klären Sie, auf wen Domains, der Microsoft-365-Tenant, Softwarelizenzen und Wartungsverträge registriert sind. Läuft etwas auf den Namen des Dienstleisters, gehört die Übertragung auf Ihr Unternehmen in den Übergabeplan.
- 5
Backups
Wo liegen die Sicherungen, wer hat Zugriff, und wie sind sie verschlüsselt? Liegen Backups in einem Speicher des bisherigen Anbieters, brauchen Sie vor Vertragsende eine eigene, geprüfte Kopie und die zugehörigen Schlüssel.
- 6
Offene Aufgaben und Projekte
Lassen Sie sich laufende Tickets, begonnene Projekte und bekannte Probleme schriftlich auflisten. So gehen angefangene Arbeiten bei der Übergabe nicht verloren.
Was Sie vom bisherigen Anbieter anfordern sollten
- Aktuelle IT-Dokumentation mit Netzplan und Systemübersicht
- Alle administrativen Zugangsdaten, übergeben auf einem sicheren Weg und danach geändert
- Lizenznachweise, Lizenzschlüssel und Laufzeiten von Wartungsverträgen
- Zugriff auf Datensicherungen samt Verschlüsselungsschlüsseln und Angaben zur Aufbewahrung
- Übersicht der Verträge mit Dritten, etwa Internetanschluss, Hosting, Telefonie und Domains
- Liste der installierten Fernwartungs- und Überwachungsprogramme, die nach der Übergabe entfernt werden
Welche Unterlagen der Anbieter in welcher Form und zu welchen Kosten übergeben muss, richtet sich nach Ihrem Vertrag. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.
04 / Übergabe in Schritten
Die Übergabe in sechs Schritten
So läuft eine geordnete Übernahme ab. Der bisherige Dienstleister und Ihre internen Verantwortlichen werden dabei nach Absprache eingebunden.
- 1
Bestand erfassen
Geräte, Anwendungen, Standorte, Verträge und offene Aufgaben werden gemeinsam aufgenommen. Das Ergebnis ist eine Ausgangslage, auf die sich alle Beteiligten beziehen können.
- 2
Umfang und Zuständigkeiten vereinbaren
Aufgaben, Servicezeiten und Kosten des neuen Anbieters werden festgehalten. Für die Übergangszeit wird geregelt, wer wofür zuständig ist, damit keine Lücke entsteht.
- 3
Übergabe mit dem bisherigen Anbieter planen
Termine, Ansprechpartner und die Reihenfolge der Systeme werden mit Ihren Verantwortlichen und dem bisherigen Dienstleister abgestimmt.
- 4
Zugänge übernehmen und prüfen
Konten, Dokumentation, Warnmeldungen und ausgewählte Betriebsabläufe werden vor der Übernahme geprüft. Danach werden Passwörter geändert und nicht mehr benötigte Zugänge entfernt.
- 5
In Etappen umstellen
Änderungen an zentralen Systemen erfolgen in abgestimmten Wartungsfenstern, mit Datensicherung vorab, Funktionstest danach und einem Rückfallplan.
- 6
Abschluss dokumentieren
Am Ende steht ein Übergabeprotokoll: Was wurde übernommen, was ist offen, wer ist Ansprechpartner. Damit ist die Übernahme nachvollziehbar abgeschlossen.
Zum Zeitpunkt: Richten Sie den Start des neuen Vertrags an der Kündigungsfrist des alten aus und legen Sie Umstellungen an zentralen Systemen nicht in Ihre arbeitsintensivsten Wochen. Eine unterbrechungsfreie Übernahme lässt sich ohne Prüfung der Umgebung nicht zusagen.
05 / Fallstricke
Typische Fallstricke beim Anbieterwechsel
Kündigen, bevor die Zugänge gesichert sind
Wer kündigt, ohne selbst Administratorzugriff auf seine Systeme zu haben, ist bei der Übergabe auf die Mitarbeit des alten Anbieters angewiesen. Klären Sie Zugänge und Inhaberschaft vorher.
Kein Überlappungszeitraum
Endet der alte Vertrag am selben Tag, an dem der neue beginnt, bleibt keine Zeit für Rückfragen. Ein kurzer Zeitraum, in dem beide Anbieter erreichbar sind, macht die Übergabe deutlich einfacher.
Vergessene Dienste
Domains, Zertifikate, Backup-Speicher oder Lizenzen laufen manchmal über Konten des bisherigen Dienstleisters. Fehlen sie in der Bestandsliste, fallen sie erst auf, wenn etwas abläuft.
Alte Fernzugänge bleiben aktiv
Fernwartungsprogramme, VPN-Konten und gemeinsam genutzte Passwörter des alten Anbieters müssen nach der Übergabe entfernt oder geändert werden. Das gehört ins Übergabeprotokoll.
Nur der Preis wird verglichen
Zwei Angebote sind erst vergleichbar, wenn Leistungsumfang, Servicezeiten, Supportkontingent und Zusatzkosten nebeneinanderstehen. Ein niedriger Grundpreis sagt allein wenig aus.
06 / Kosten
Was ein Wechsel kostet
Bei einem Wechsel fallen zwei Arten von Kosten an: der einmalige Aufwand für Bestandsaufnahme und Übernahme sowie die laufende Betreuung. Hinzu kommen können Leistungen des bisherigen Anbieters für die Übergabe, wenn Ihr Vertrag das vorsieht.
Bei HUNARI kosten die Arbeitsplatzpakete Essential 79 €, Protect 99 €, Complete 119 € netto pro Arbeitsplatz und Monat; Protect ist empfohlen. Den Leistungsumfang der Pakete zeigt die Seite Managed IT-Services. Soll die gesamte IT-Verantwortung übergehen, beschreibt die externe IT-Abteilung das passende Modell.
Für Unternehmen in der Region ist HUNARI als IT-Dienstleister in Düsseldorf ansprechbar: remote und mit abgestimmten Vor-Ort-Terminen.
07 / Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Anbieterwechsel
Wie lange dauert der Wechsel des IT-Dienstleisters?
Das hängt von der Kündigungsfrist Ihres bisherigen Vertrags, der Größe Ihrer Umgebung und der Qualität der vorhandenen Dokumentation ab. Eine feste Dauer lässt sich ohne Bestandsaufnahme nicht seriös nennen. Planen Sie die Übergabe so, dass alter und neuer Anbieter eine Zeit lang parallel erreichbar sind.
Muss ich beim Wechsel mit einem IT-Ausfall rechnen?
Ein vollständiger Stillstand ist bei einer geplanten Übergabe nicht das Ziel, kurze Unterbrechungen lassen sich aber nicht immer vermeiden. Änderungen an zentralen Systemen gehören deshalb in angekündigte Wartungsfenster außerhalb Ihrer Kernzeiten, mit Funktionstest und Rückfallplan.
Was sollte der bisherige IT-Dienstleister übergeben?
Für den weiteren Betrieb brauchen Sie die aktuelle Dokumentation, alle administrativen Zugänge, Lizenz- und Vertragsunterlagen sowie den Zugriff auf Ihre Datensicherungen. Was der Anbieter in welcher Form und zu welchen Kosten herausgeben muss, richtet sich nach Ihrem Vertrag. Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie kündigen.
Was kostet der Wechsel zu HUNARI?
Das Onboarding berechnen wir einmalig nach vereinbartem Aufwand; er hängt von Ihrer Umgebung und der verfügbaren Dokumentation ab. Die laufenden Arbeitsplatzpakete kosten Essential 79 €, Protect 99 €, Complete 119 €, jeweils netto pro Arbeitsplatz und Monat. Server, Netzwerk, Lizenzen, Hardware und Projekte berechnen wir separat.
Wann sollte ich den bisherigen Anbieter über den Wechsel informieren?
Sinnvoll ist, zuerst die eigenen Unterlagen zu ordnen: Vertrag, Kündigungsfrist, Liste der Systeme und vorhandene Zugänge. Danach kündigen Sie fristgerecht und stimmen einen Übergabetermin ab. Eine sachliche, schriftlich festgehaltene Übergabe ist für alle Beteiligten der einfachste Weg.
Den Wechsel in Ruhe vorbereiten
In einem kostenlosen 15-minütigen Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangslage und die nächsten Schritte. Eine technische Bestandsaufnahme wird bei Bedarf gesondert vereinbart.
Kostenloses Erstgespräch vereinbaren (15 Min.)Unverbindlich und kostenlos.