Mailcow Tech-Stack
Postfix übernimmt den Mailtransport, Dovecot den Mailbox-Zugriff und SOGo Webmail, Kalender und Kontakte. Der Docker-basierte Stack benötigt Pflege und eine passend dimensionierte Infrastruktur.
E-Mail souverän
Mailcow verbindet E-Mail mit SOGo-Groupware. Wir prüfen Outlook-Grenzen, Kalender, Migration und Gesamtkosten vor dem Wechsel und vereinbaren den Managed Betrieb in Deutschland.
Der reguläre Support für Exchange Server 2016 und 2019 endete am 14. Oktober 2025. ESU-Updates sind nur für berechtigte, eingeschriebene Kunden verfügbar. Mailcow oder ein unterstütztes Exchange-SE-Ziel werden anhand Ihrer Funktionen geprüft.
Vergleichen Sie aktuelle Verträge und gleiche Funktionen über denselben Zeitraum. Hosting, Betrieb, Backup, Archivierung, Connectoren und Migration zählen mit; quelloffene Software ist kein kostenfreier Maildienst.
Serverstandort allein beantwortet die Datenschutzfrage nicht. Verträge, Anbieter, Support-Zugriff, Schlüsselverwaltung und Client-Cloud-Sync sind bei beiden Zielvarianten zu prüfen.
Inventarisieren Sie Fachanwendungen, Identitäten, Delegationen und Archive. Ein Mailwechsel ersetzt nicht automatisch MAPI-, EWS- oder Graph-Anbindungen. Kritische Microsoft-Funktionen können zunächst bestehen bleiben.
Supportstatus, Verträge und benötigte Funktionen bestimmen den nächsten Schritt. Mailcow, ein unterstütztes Exchange-Ziel oder ein Teilwechsel sind getrennt zu bewerten.
Mailcow bündelt Mailserver, Filter und SOGo-Groupware. Der passende Funktionsumfang und die Betriebsaufgaben werden vor der Umsetzung festgelegt.
Postfix übernimmt den Mailtransport, Dovecot den Mailbox-Zugriff und SOGo Webmail, Kalender und Kontakte. Der Docker-basierte Stack benötigt Pflege und eine passend dimensionierte Infrastruktur.
Rspamd unterstützt die Spam-Prüfung, optionales ClamAV die Virenprüfung. Filterregeln und Quarantäne brauchen Betreuung. SPF, DKIM und DMARC helfen bei der Authentifizierung, garantieren aber keine Zustellung.
Klassisches Outlook unter Windows kann E-Mail per IMAP/SMTP nutzen. Kalender und Kontakte brauchen eine separat geprüfte Anbindung; ActiveSync für Outlook unter Windows ist nicht empfohlen. Mobile Apps und ihre Datenwege gehören in den Pilot.
SOGo stellt Kalender und Kontakte über CalDAV/CardDAV und für geeignete mobile Clients über ActiveSync bereit. Freigaben und Einladungen müssen mit den eingesetzten Apps getestet werden; das ist keine native Exchange-Parität.
Für den Managed Betrieb in Deutschland vereinbaren wir Updates, Monitoring, Backup, Restore-Prüfung, Servicezeiten und Eskalation. Umfang, Zuständigkeiten und Wiederherstellungsziele gehören ins Angebot.
Mailbox-Inhalte, Kalender, Kontakte und Berechtigungen sind getrennte Arbeitspakete. Nach Pilot, Sicherung und Import-Prüfung geben Sie den Umfang frei. Cutover, Rollback und Aufbewahrung des Altbestands werden geplant.
Illustration der Oberflächen – Beispieldaten.
Mailflow · Illustration. Schematische Animation mit Beispielwerten, keine Live-Daten oder gemessene Filterquote. Filter prüfen Nachrichten; sie garantieren weder vollständige Erkennung noch Zustellung.
Mailcow ist kein 1:1-Ersatz für Exchange. Der Wechsel passt, wenn E-Mail und die benötigten SOGo-Funktionen mit Ihren tatsächlichen Clients im Pilot bestehen. Bei unverzichtbaren Exchange-Funktionen bleiben diese zunächst bestehen: Teilmigration, Hybridbetrieb oder ein unterstütztes Microsoft-Ziel sind mögliche Ergebnisse der Prüfung.
Klassisches Outlook unter Windows kann E-Mail per IMAP/SMTP nutzen. Kalender und Kontakte brauchen eine geeignete CalDAV/CardDAV-Anbindung mit Connector. ActiveSync für Outlook unter Windows ist laut Mailcow nicht empfohlen; ab Outlook 2019 einschließlich Microsoft 365 und neuem Outlook ist diese Anbindung nicht funktional. Auch Autodiscover-Verhalten und manuelle Einrichtung sind versionsabhängig.
Ein weiteres Ausschlusskriterium: neues Outlook unterstützt CalDAV/CardDAV weder nativ noch über den Outlook CalDav Synchronizer. Wenn gemeinsame Kalender in genau diesem Client unverzichtbar sind, ist das kein direkt passender Migrationspfad.
Mailcow: klassisches und neues Outlook, Connector- und ActiveSync-GrenzenMailcow: Autodiscover nach Client-VersionTesten Sie Chefassistenz und Delegationen mit Einladungsantworten und privaten Terminen; gemeinsame Postfächer mit Senden-als, Gesendet-Ordner und Automapping; Räume, Serientermine und Public Folders mit den benötigten Rechten. Eine SOGo-Kalenderfreigabe ist nicht automatisch native Outlook-Stellvertretung. Öffentliche Dovecot-Ordner sind keine Zusage für identische Exchange-Public-Folder-Prozesse.
CRM/ERP, Scanner und Anwendungen mit EWS, MAPI oder Microsoft Graph sowie Archivierung, Aufbewahrung, Holds und eDiscovery brauchen ein eigenes Zielkonzept. Bestehende Microsoft-Dienste werden erst abgelöst, wenn die vereinbarten Abläufe abgenommen sind.
Microsoft: gemeinsame Postfächer, Gruppen und öffentliche OrdnerMicrosoft: Archivierung und Compliance nach FunktionsumfangMailcow: öffentliche IMAP-Ordner mit DovecotVersionen und Abnahme schriftlich festlegen: Mailcow-Release, Host-Betriebssystem, Docker/Compose, SOGo sowie Client- und Connector-Versionen werden vor der Umsetzung auf Unterstützung geprüft. Der Pilot umfasst reale Geräte, Einladungen, Freigaben und Fachanwendungen. Ein Connector für klassisches Outlook wird nicht als Unterstützung für neues Outlook ausgegeben.
Exchange 2016/2019: Der reguläre Support endete am 14. Oktober 2025. Zusätzliche ESU-Sicherheitsupdates sind an Berechtigung und unterstützte Builds gebunden; sie stellen den regulären Support nicht wieder her. Wenn Exchange beibehalten wird, prüfen Sie beispielsweise Exchange Server Subscription Edition anhand der Supportmatrix statt beim alten Build stehenzubleiben.
IMAP-Sync kopiert E-Mails und Mailordner. Kalender und Kontakte werden separat geplant; Regeln, Delegationen, Gruppenrechte, Archive und Anwendungskonten werden dadurch nicht automatisch übertragen. Welche Daten und Eigenschaften im Ziel erhalten werden können, klären wir vor der Beauftragung.
Ein Backup ersetzt keine fachliche Abnahme und kein rechtskonformes Archiv. Aufbewahrung, Holds oder eDiscovery sind separate Anforderungen und müssen mit Ihren Verantwortlichen und der gewählten Archivlösung geklärt werden.
Mailcow: IMAP-Synchronisationsjobs und Prüfung des ImportsMailcow: Backup umfasst Daten und Konfiguration des StacksMailcow: Voraussetzungen und Ablauf einer WiederherstellungDas kostenlose Erstgespräch dauert 15 Minuten und dient der Bedarfsklärung. Es ist kein fertiger TCO-Vergleich, vollständiger Migrationsplan oder Sparnachweis. Eine vertiefte Bestandsaufnahme, ein Pilot und ein Projektangebot werden danach separat vereinbart.
Es gibt keine belastbare Grenze allein nach Mitarbeiterzahl und keine automatische Ersparnis. Bringen Sie aktuelle Lizenzverträge, Postfachgrößen, Client-Versionen und eine Liste der unverzichtbaren Abläufe mit. Microsoft-Listenpreise und Vertragskonditionen werden zum Angebotszeitpunkt für den konkreten Plan geprüft.
Microsoft: aktuelle Exchange-Online-Pläne und VertragskonditionenKostenloses Erstgespräch: 15 Minuten BedarfsklärungMailcow braucht einen verantwortlichen Betreiber. Beim Self-Hosting liegt diese Aufgabe bei Ihnen; beim Managed Betrieb legen wir sie im Angebot fest. Servicezeiten, Wartungsfenster, Alarmierung, Eskalation, Backup-Aufbewahrung und Restore-Ziele werden vereinbart, nicht aus dem Produktnamen abgeleitet.
Die Mailcow-Dokumentation nennt Docker ab Version 24 und Compose ab Version 2. Die für den geplanten Mailcow-Release getesteten Betriebssysteme und Ressourcenanforderungen prüfen wir im Zielkonzept erneut; ein NAS oder nicht unterstützter Container-Host wird nicht als geeigneter Standardbetrieb vorausgesetzt.
Mailcow: getestete Systeme, Ressourcen und SMTP-PortsMailcow: DNS, PTR und Mail-AuthentifizierungMailcow: Docker- und Compose-VoraussetzungenEin deutscher Serverstandort ist kein pauschales DSGVO-Siegel. Auftragsverarbeitung und AVV, Hosting-Provider, Unterauftragnehmer, administrativer und Support-Zugriff, Schlüsselverwaltung, Lösch- und Aufbewahrungsfristen sowie mögliche Drittlandtransfers sind für die konkrete Umgebung zu bewerten. Ein Zugriff durch Behörden lässt sich nicht allein durch Produktname oder Standort ausschließen.
Der Client kann den Datenweg ändern: neues Outlook unter Windows und Outlook mobile können bei der Synchronisierung externer Konten Mailkopien in der Microsoft-Cloud anlegen. Prüfen Sie App, Kontotyp und Cloud-Sync; wenn diese Verarbeitung nicht gewollt ist, braucht es einen geeigneten anderen Client. Selbst gehostete Postfächer allein beantworten diese Frage nicht.
Microsoft: Kontosynchronisierung und Kopien in der Microsoft-CloudMicrosoft 365 ist nicht pauschal unzulässig. Der HBDI beschreibt seit November 2025 Bedingungen für eine datenschutzkonforme Nutzung in Hessen; seine Untersuchung war keine technische Prüfung einzelner Dienste. Das ist keine automatische Freigabe Ihrer konkreten Umgebung.
HBDI: Voraussetzungen und Grenzen der Microsoft-365-BewertungHUNARI dokumentiert das technische Zielkonzept und den vereinbarten Betrieb. Ihre Datenschutzverantwortlichen bewerten Verarbeitung und Verträge; wir leisten keine Rechtsberatung. Primärdokumentation geprüft am .
Vergleichen Sie die benötigten Funktionen und denselben Leistungsumfang. Die Tabelle zeigt Prüfpunkte statt pauschaler Gewinner.
Bestandsaufnahme
Wir erfassen Postfächer, Datenvolumen, Verteiler, Freigaben und Sonderfälle. Daraus entsteht ein klarer Migrationsplan inklusive Risiko- und Aufwandsbewertung.
Aufbau parallel
Mailcow wird parallel auf vereinbarter Infrastruktur in Deutschland vorbereitet, gehärtet und mit SPF, DKIM und DMARC eingerichtet. Die produktive MX-/Mailrouting- und Clientumstellung erfolgt erst im vereinbarten Cutover.
Datenübernahme
Mailbox-Inhalte werden synchronisiert. Kalender, Kontakte, Regeln und Berechtigungen werden separat geprüft. Stichproben und Wiederherstellungstest gehören vor die fachliche Abnahme.
Umstellung
Erst nach Abnahme erfolgt die DNS- und Client-Umstellung im vereinbarten Wartungsfenster. Rollback, Monitoring und Aufbewahrung des Altbestands sind vorab festgelegt.
Eine Exchange-Alternative mit Mailcow passt zu Unternehmen, die E-Mail und Standard-Groupware auf selbst gewählter Infrastruktur betreiben möchten und deren konkrete Clients und Abläufe im Pilot funktionieren. Öffentliche Ordner, Stellvertretung, Fachanbindungen und Archivierung erfordern eigene Prüfungen. Ein Teilwechsel oder Hybridbetrieb kann sinnvoller sein als eine vollständige Ablösung.
Ein E-Mail-Projekt ersetzt keine Office- oder Datei-Plattform. Für den weiteren Arbeitsplatz prüfen wir Nextcloud als Microsoft-365-Alternative separat. Der Betrieb einer souveränen Cloud in Deutschland und die digitale Souveränität für KMU werden mit Datenstandort, Zuständigkeiten und späteren Exportwegen geplant.
Mailcow ist kein 1:1-Ersatz für Exchange. E-Mail ist über IMAP/SMTP nutzbar; SOGo ergänzt Kalender und Kontakte. Klassisches Outlook unter Windows benötigt dafür eine separat geprüfte CalDAV/CardDAV-Anbindung. Mailcow empfiehlt ActiveSync für Outlook unter Windows nicht; ab Outlook 2019 einschließlich Microsoft 365 und neuem Outlook ist diese Anbindung nicht funktional. Public Folders, Delegationen, Archivierung und Fachanwendungen gehören in einen Pilot. Bei kritischen Lücken können Exchange oder einzelne Microsoft-Dienste bestehen bleiben.
Nach Bestandsaufnahme und Client-Pilot richten wir die Zielumgebung parallel ein. IMAP überträgt Mailbox-Inhalte, nicht automatisch Kalender, Kontakte, Regeln oder Berechtigungen; deren Übernahme wird separat geprüft. Backup und Wiederherstellungstest, Stichproben und Abnahme gehen dem Cutover im Wartungsfenster voraus. Rollback und Aufbewahrung des Altbestands werden vereinbart. Dauer und Unterbrechungen hängen von Datenvolumen, Schnittstellen und Prüfergebnissen ab; einen festen Zeitraum nennen wir erst nach der Bestandsaufnahme.
Es gibt keinen universellen günstigeren Postfachpreis. Verglichen werden dieselben Funktionen, Speichermengen und Vertragszeiträume: aktuelle Microsoft-Lizenzen einerseits und Hosting, Betrieb, Backup, Restore, Support, Archivierung sowie mögliche Connector-Kosten andererseits. Migration, Schulung und Parallelbetrieb zählen zum TCO. Die kostenlose Bedarfsklärung dauert 15 Minuten; vertiefte Analyse und Projektangebot werden separat vereinbart.
Der Produktname und ein deutscher Serverstandort garantieren keine DSGVO-Konformität. AVV, Unterauftragnehmer, administrativer und Support-Zugriff, Schlüsselverwaltung, Aufbewahrung und mögliche Drittlandtransfers sind für die konkrete Umgebung zu prüfen. Auch Clients können Mailkopien in eine Cloud übertragen. Microsoft 365 ist nicht pauschal unzulässig; der HBDI beschreibt Bedingungen für eine datenschutzkonforme Nutzung. HUNARI plant die technische Umsetzung und leistet keine Rechtsberatung; Ihre Datenschutzverantwortlichen bewerten den Einsatz.
Beim Self-Hosting verantworten Sie Updates, Spam-Abwehr, DNS, IP-Reputation, Backups, Restore und Störungen selbst. Für einen Managed-Dienst werden diese Aufgaben, Servicezeiten, Eskalation und Wiederherstellungsziele im Angebot festgelegt. Auch ein Managed-Server braucht geeignete Infrastruktur, Port 25 und laufende Reputation-Prüfung; SPF, DKIM und DMARC sind keine Zustellgarantie. Entscheidend ist ein benannter Betreiber mit überprüfbarem Backup- und Restore-Konzept.
Nicht automatisch. Klassisches Outlook unter Windows kann E-Mail per IMAP/SMTP nutzen; Kalender und Kontakte benötigen einen geeigneten CalDAV/CardDAV-Connector und Praxistests. Neues Outlook unterstützt CalDAV/CardDAV weder nativ noch über den klassischen Outlook-Connector. Mobile Clients können je nach App CalDAV/CardDAV oder SOGo ActiveSync nutzen, sind aber ebenfalls zu testen. Neues Outlook und Outlook mobile können bei externen Konten Mailkopien in der Microsoft-Cloud anlegen; App und Kontotyp sind zu prüfen. Freigaben, Einladungen, Serientermine und Delegationen prüfen wir mit Ihren tatsächlichen Versionen und Geräten vor der Umstellung.
Eine belastbare Grenze lässt sich nicht aus der Mitarbeiterzahl ableiten. Funktionsbedarf, Datenvolumen, Betreiberkompetenz, Support, Archivierung, Migration und weiter benötigte Microsoft-Lizenzen bestimmen den Vergleich. Im kostenlosen Erstgespräch von 15 Minuten geht es um Bedarfsklärung und den nächsten Prüfschritt, nicht um einen fertigen TCO oder Sparnachweis. Ein Wechsel, eine Teilmigration, Hybridbetrieb oder das Beibehalten von Exchange können passende Ergebnisse der anschließenden Analyse sein.
Beginnen wir mit Ihrem Bedarf und den kritischen Funktionen. Bestandsaufnahme, Client-Pilot und Projektumfang können wir danach separat vereinbaren.