Interne vs. externe IT-Abteilung: Der Kostenvergleich für den Mittelstand
Eigenen IT-Administrator einstellen oder die IT komplett auslagern? Diese Frage stellt sich früher oder später jedes wachsende Unternehmen. Wir rechnen beide Modelle ehrlich durch – mit konkreten Zahlen, ohne Schönrechnerei.
01 / Ausgangslage
Die Ausgangslage: IT-Verantwortung im Mittelstand
Ab etwa 10–15 Arbeitsplätzen reicht es nicht mehr, dass „der Kollege, der sich auskennt“ nebenbei die IT betreut. Updates bleiben liegen, Backups laufen unbemerkt ins Leere, Security wird zum Glücksspiel. Spätestens jetzt stehen zwei Wege zur Wahl: eine eigene IT-Stelle schaffen – oder die Verantwortung an eine Externe IT-Abteilung übergeben.
Beide Modelle funktionieren. Welches für Ihr Unternehmen wirtschaftlicher ist, hängt von Größe, IT-Komplexität und Wachstumsplänen ab. Der größte Fehler in dieser Entscheidung: nur das Bruttogehalt mit der Dienstleister-Pauschale zu vergleichen. Die realen Kosten einer internen IT-Stelle liegen deutlich über dem Gehalt – und das Risiko trägt allein Ihr Unternehmen.
02 / Interne Kosten
Was kostet ein interner IT-Administrator wirklich?
Das Bruttogehalt eines erfahrenen IT-Administrators liegt in Deutschland laut gängigen Gehaltsanalysen konservativ bei 50.000–65.000 € pro Jahr – in Ballungsräumen und bei gefragten Spezialisierungen eher am oberen Ende. Das ist aber nur der Anfang der Rechnung:
- ✓Lohnnebenkosten: Der Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung beträgt rund 21 % – zusätzlich ca. 10.500–13.650 € pro Jahr.
- ✓Recruiting: IT-Fachkräfte sind rar. Stellenanzeigen, Auswahlprozess und Einarbeitung kosten schnell 5.000–15.000 € – mit Personalvermittlung oft 20–30 % eines Jahresgehalts. Und das bei jeder Fluktuation erneut.
- ✓Weiterbildung: Damit eine einzelne Person Netzwerk, Security, Cloud und Backup aktuell halten kann, fallen jährlich 2.000–5.000 € für Schulungen und Zertifizierungen an – plus die Arbeitszeit dafür.
- ✓Ausfallrisiko: Urlaub, Krankheit, Elternzeit – eine Ein-Personen-IT ist mehrere Wochen pro Jahr schlicht nicht besetzt. Eine Vertretung gibt es nicht. Fällt in dieser Zeit der Server aus, steht der Betrieb.
Realistisch betrachtet kostet eine interne IT-Vollzeitstelle damit 65.000–90.000 € pro Jahr – und deckt trotzdem nur das Wissen und die Verfügbarkeit einer einzelnen Person ab.
03 / Externe Kosten
Was kostet eine externe IT-Abteilung?
Bei HUNARI bilden die Arbeitsplatzpakete Essential 79 €, Protect 99 €, Complete 119 € netto pro Arbeitsplatz und Monat die Basis. Protect ist empfohlen. Alle Pakete umfassen Service Desk, Monitoring und Updates für Rechner und Standardprogramme sowie Microsoft-365-Verwaltung. Das ist nicht der Gesamtpreis einer vollständigen externen IT-Abteilung.
Alle Preise netto pro Arbeitsplatz und Monat, zzgl. MwSt., für Unternehmen.
Das Support-Stundenkontingent ist nicht unbegrenzt. Wir vereinbaren es im Gespräch passend zu Ihren Anforderungen.
Optional für alle Pakete: 24/7-Sicherheitsüberwachung zusätzlich 14 € pro Arbeitsplatz und Monat. Zweites Gerät pro Mitarbeiter 19 € im Monat. Server, Netzwerk, Microsoft-365-Lizenzen, zusätzliche Lizenzen, Hardware und Projekte berechnen wir separat. Onboarding berechnen wir einmalig nach vereinbartem Aufwand.
Der entscheidende Unterschied: Sie kaufen keine Einzelperson, sondern den Zugriff auf ein eingespieltes Team mit Spezialisten für Netzwerk, Security, Cloud und Backup – inklusive Urlaubs- und Krankheitsvertretung sowie vertraglich zugesicherten Reaktionszeiten. Die Paketgrundkosten wachsen mit der Zahl der Arbeitsplätze; neue Infrastruktur und zusätzliche Aufgaben müssen gesondert im Budget berücksichtigt werden.
Eine detaillierte Aufschlüsselung der Preisfaktoren und Abrechnungsmodelle finden Sie in unserem Ratgeber Was kostet eine externe IT-Abteilung?
04 / Kostenvergleich
Der direkte Kostenvergleich
Alle Kostenfaktoren im Überblick – interne Ein-Personen-IT gegen externe IT-Abteilung:
| Kostenfaktor | Interne IT (1 Administrator) | Externe IT-Abteilung |
|---|---|---|
| Grundkosten | 50.000–65.000 € Bruttogehalt/Jahr (erfahrener IT-Administrator) | HUNARI: Essential 79 €, Protect 99 €, Complete 119 € netto pro Arbeitsplatz/Monat, nur Paketgrundkosten |
| Lohnnebenkosten (~21 %) | zusätzlich ca. 10.500–13.650 €/Jahr | entfallen – in der Pauschale enthalten |
| Recruiting & Onboarding | Stellenanzeigen, Auswahl, Einarbeitung – schnell 5.000–15.000 €, bei Personalvermittlung deutlich mehr | kein eigenes Recruiting; Onboarding und Übernahme werden separat kalkuliert |
| Weiterbildung & Zertifizierungen | ca. 2.000–5.000 €/Jahr plus Arbeitszeit | inklusive – Spezialisten halten sich im Team aktuell |
| Urlaub & Krankheit | keine Abdeckung – die IT ist mehrere Wochen pro Jahr unbesetzt | durch das Team abgedeckt, Reaktionszeiten per SLA gesichert |
| Wissensbreite | eine Person kann nicht Netzwerk, Security, Cloud und Backup gleich tief abdecken | Zugriff auf Spezialisten je Fachgebiet |
| Skalierung bei Wachstum | irgendwann zweite Stelle nötig – Kostensprung | Pauschale wächst pro Arbeitsplatz linear mit |
Beispielrechnung: 25 Arbeitsplätze
Die reinen HUNARI-Arbeitsplatzpakete für 25 Arbeitsplätze kosten monatlich Essential 1.975 €, Protect 2.475 €, Complete 2.975 € netto zzgl. MwSt. Bei zwölf Monaten sind das Essential 23.700 €, Protect 29.700 €, Complete 35.700 € netto pro Jahr. Eine interne Vollzeitstelle ist hier mit 65.000–90.000 € jährlich angesetzt. Daraus allein folgt keine Gesamtersparnis: Für beide Modelle müssen derselbe Umfang und alle zusätzlichen Infrastruktur- und Betriebskosten einfließen.
Das Support-Stundenkontingent ist nicht unbegrenzt. Wir vereinbaren es im Gespräch passend zu Ihren Anforderungen. Optional für alle Pakete: 24/7-Sicherheitsüberwachung zusätzlich 14 € pro Arbeitsplatz und Monat. Zweites Gerät pro Mitarbeiter 19 € im Monat. Server, Netzwerk, Microsoft-365-Lizenzen, zusätzliche Lizenzen, Hardware und Projekte berechnen wir separat. Onboarding berechnen wir einmalig nach vereinbartem Aufwand.
05 / Entscheidungskriterien
Wann intern, wann extern? Die Entscheidungskriterien
Die ehrliche Antwort: Es gibt Szenarien, in denen eine interne IT-Abteilung die richtige Wahl ist. Prüfen Sie beide Listen.
Interne IT ist sinnvoll, wenn …
- ●Ihr Unternehmen hat deutlich mehr als 150–250 Mitarbeiter und genug Volumen für ein eigenes IT-Team mit mehreren Rollen.
- ●Sie entwickeln eigene Software oder betreiben hochspezialisierte Branchen-IT, die tiefes internes Produktwissen erfordert.
- ●IT ist Kernbestandteil Ihres Geschäftsmodells und ein direkter Wettbewerbsfaktor.
- ●Sie benötigen dauerhaft physische Präsenz vor Ort, etwa in der Produktion mit Schichtbetrieb.
Extern ist die bessere Wahl, wenn …
- ✓Sie haben 10–150 Mitarbeiter und brauchen verlässliche IT, aber keine eigene IT-Organisation.
- ✓Ihre IT besteht aus Standardbausteinen: Microsoft 365, Server, Netzwerk, Telefonie, Security, Backup.
- ✓Sie finden auf dem Arbeitsmarkt keine qualifizierten IT-Fachkräfte – oder können sie nicht langfristig binden.
- ✓Sie wollen planbare monatliche Kosten statt Gehalt, Nebenkosten und unkalkulierbarer Ausfälle.
- ✓Eine einzelne IT-Person wäre bei Ihnen entweder überlastet oder nicht ausgelastet.
Der hybride Weg
Zwischen beiden Modellen gibt es einen dritten Weg, der im Mittelstand gut funktioniert: Ein interner IT-Verantwortlicher hält das Wissen über Fachanwendungen und Prozesse im Haus, während ein externer Partner Helpdesk, Monitoring, Wartung und Security übernimmt. Wer keine komplette Auslagerung möchte, findet in einer pauschalen IT-Betreuung für KMU ein passendes Einstiegsmodell – die strategische Verantwortung bleibt dann intern.
06 / Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Kostenvergleich
Was kostet ein interner IT-Administrator pro Jahr?
Ein erfahrener IT-Administrator kostet in Deutschland je nach Region und Erfahrung etwa 50.000–65.000 € Bruttogehalt pro Jahr. Rechnet man Lohnnebenkosten (rund 21 %), Weiterbildung, Recruiting und Arbeitsplatzkosten hinzu, liegen die realen Vollkosten typischerweise bei 65.000–90.000 € jährlich – ohne Urlaubs- und Krankheitsvertretung.
Wie viel kostet eine externe IT-Abteilung im Vergleich?
HUNARI bietet Essential 79 €, Protect 99 €, Complete 119 €. Protect ist empfohlen. Alle Preise netto pro Arbeitsplatz und Monat, zzgl. MwSt., für Unternehmen. Für 25 Arbeitsplätze ergeben sich jährlich Essential 23.700 €, Protect 29.700 €, Complete 35.700 € netto, noch ohne Zusatzkosten. Das Support-Stundenkontingent ist nicht unbegrenzt. Wir vereinbaren es im Gespräch passend zu Ihren Anforderungen. Optional für alle Pakete: 24/7-Sicherheitsüberwachung zusätzlich 14 € pro Arbeitsplatz und Monat. Zweites Gerät pro Mitarbeiter 19 € im Monat. Server, Netzwerk, Microsoft-365-Lizenzen, zusätzliche Lizenzen, Hardware und Projekte berechnen wir separat. Onboarding berechnen wir einmalig nach vereinbartem Aufwand.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich eine interne IT-Abteilung?
Eine feste Mitarbeitergrenze gibt es nicht. Eigene Softwareentwicklung, spezialisierte Branchen-IT, Präsenzbedarf und das verfügbare Team können für interne IT sprechen. Vergleichen Sie beide Modelle für den gleichen Leistungsumfang einschließlich Zusatzkosten, Supportbedarf und Vertretung. Reine Arbeitsplatz-Paketgrundkosten belegen keine pauschale Ersparnis; auch ein Co-Managed-Modell kann passen.
Können wir interne und externe IT kombinieren?
Ja, das hybride Modell ist im Mittelstand verbreitet: Ein interner IT-Verantwortlicher kümmert sich um Fachanwendungen und Projekte, während ein externer Partner Helpdesk, Monitoring, Patch-Management und Security übernimmt. So bleibt internes Wissen erhalten, ohne dass eine Person alles abdecken muss.
Was passiert mit unserem bestehenden IT-Mitarbeiter?
Eine externe IT-Abteilung muss interne Kräfte nicht ersetzen. Häufig übernimmt der externe Partner die Routine – Tickets, Updates, Überwachung –, während sich interne Mitarbeiter auf wertschöpfende Projekte konzentrieren. Das entlastet, reduziert das Ausfallrisiko und macht die IT-Stelle attraktiver.
Rechnen wir Ihr Szenario konkret durch?
In einem kostenlosen 15-minütigen Erstgespräch klären wir Ihren Bedarf und die nächsten Schritte. Eine technische Bestandsaufnahme wird bei Bedarf gesondert vereinbart.
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