Was kostet eine externe IT-Abteilung?
Die kurze Antwort: typischerweise 50–150 € pro Arbeitsplatz und Monat. Die ehrliche Antwort ist etwas länger – denn hinter dieser Spanne stehen sehr unterschiedliche Leistungspakete. Dieser Ratgeber erklärt alle Preisfaktoren und rechnet drei Unternehmensgrößen konkret durch.
Stand: Juni 2026 · ca. 7 Min. Lesezeit · HUNARI Redaktion
Die Kurzantwort
Eine externe IT-Abteilung kostet im Mittelstand typischerweise 50–150 € pro Arbeitsplatz und Monat als Pauschale. Der konkrete Preis hängt von vier Faktoren ab: Anzahl der Arbeitsplätze, Server-Infrastruktur, SLA-Level und Vor-Ort-Anteil. Zum Vergleich: Eine interne IT-Vollzeitstelle kostet real 65.000–90.000 € pro Jahr.
Die fünf Preisfaktoren
Warum zahlt ein Unternehmen 50 € pro Arbeitsplatz und ein anderes 150 €? Diese Faktoren bestimmen, wo Ihre Umgebung in der Spanne landet:
Anzahl der Arbeitsplätze
Die wichtigste Stellgröße: Abgerechnet wird pro betreutem Arbeitsplatz. Je mehr Arbeitsplätze, desto niedriger fällt der Preis pro Platz häufig aus, weil sich Grundaufwände verteilen.
Server & Infrastruktur
Eigene Server, Virtualisierung, mehrere Standorte oder komplexe Netzwerke erhöhen den Betreuungsaufwand. Reine Cloud-Umgebungen (z. B. Microsoft 365) sind in der Regel günstiger zu betreuen.
SLA-Level & Reaktionszeiten
Garantierte Reaktionszeiten von 4 Stunden kosten weniger als 1 Stunde, Support zu Geschäftszeiten weniger als eine 24/7-Hotline. Je kritischer Ihre IT für den Betrieb ist, desto höher das sinnvolle SLA-Level.
Vor-Ort-Anteil
Über 90 % der Anfragen lassen sich remote lösen. Wer regelmäßige Vor-Ort-Tage oder garantierte Vor-Ort-Reaktionszeiten benötigt, zahlt einen Aufschlag gegenüber rein remote betreuten Umgebungen.
Security & Compliance
Managed Security mit EDR, Firewall-Betrieb, Schwachstellen-Management oder Compliance-Anforderungen (DSGVO, NIS2, ISO 27001) erweitern den Leistungsumfang – und damit die Pauschale.
Drei Abrechnungsmodelle im Vergleich
Nicht jeder Anbieter rechnet gleich ab – so unterscheiden sich die Modelle
Pauschale pro Arbeitsplatz
Das Managed-Services-Modell
Fester Monatsbetrag pro betreutem Arbeitsplatz mit definiertem Leistungskatalog. Volle Planbarkeit, und der Dienstleister hat ein eigenes Interesse an stabilen Systemen – jede Störung kostet ihn Zeit, nicht Sie Geld.
Standard für laufende IT-Betreuung ab ca. 10 Arbeitsplätzen.
Stundenkontingent
Flexibel, aber reaktiv
Sie kaufen ein monatliches oder quartalsweises Stundenpaket. Günstig bei sehr geringem Bedarf – aber ohne proaktives Monitoring, und in störungsreichen Monaten schwer kalkulierbar. Das Modell belohnt Aufwand statt Stabilität.
Sinnvoll für sehr kleine Umgebungen oder als Ergänzung interner IT.
Festpreis-Projekte
Für abgegrenzte Vorhaben
Migrationen, Rollouts oder Infrastruktur-Umbauten werden separat als Projekt mit Festpreis oder Aufwandsschätzung angeboten – unabhängig von der laufenden Betreuungspauschale.
Ergänzt die Pauschale bei einmaligen Vorhaben.
Kostenbeispiele: 10, 25 und 50 Arbeitsplätze
Auf Basis der typischen Spanne von 50–150 € pro Arbeitsplatz und Monat ergeben sich folgende Größenordnungen. Faustregel: Je größer die Umgebung, desto eher landet der Preis pro Arbeitsplatz am unteren Ende der Spanne.
| Unternehmensgröße | Pro Monat | Pro Jahr | Einordnung |
|---|---|---|---|
| 10 Arbeitsplätze | 500–1.500 € | 6.000–18.000 € | Typisch: kleines Unternehmen ohne eigene Server, M365-zentriert |
| 25 Arbeitsplätze | 1.250–3.750 € | 15.000–45.000 € | Typisch: Mittelständler mit Server, Backup und erweitertem SLA |
| 50 Arbeitsplätze | 2.500–7.500 € | 30.000–90.000 € | Typisch: mehrere Standorte, Managed Security, Strategie-Reviews |
Alle Werte sind Richtgrößen auf Basis der marktüblichen Spanne. Den konkreten Preis für Ihre Umgebung ermitteln wir in einer kostenlosen IT-Bestandsaufnahme – oder Sie verschaffen sich vorab einen Eindruck mit unserem IT-Konfigurator.
Die versteckten Kosten interner IT
Wer die Pauschale einer externen IT-Abteilung bewertet, sollte sie mit den vollständigen Kosten der Alternative vergleichen. Eine interne IT-Stelle kostet nicht nur das Bruttogehalt von 50.000–65.000 € pro Jahr – dazu kommen Posten, die in keiner Gehaltsabrechnung auftauchen:
- ✓Recruiting und Einarbeitung: bei jeder Neubesetzung 5.000–15.000 €, mit Personalvermittlung deutlich mehr.
- ✓Weiterbildung und Zertifizierungen: 2.000–5.000 € pro Jahr, plus die Arbeitszeit für Schulungen.
- ✓Urlaub und Krankheit: mehrere Wochen pro Jahr ohne IT-Betreuung – ohne Vertretung.
- ✓Wissensmonopol: kündigt die eine IT-Person, geht undokumentiertes Wissen mit ihr.
- ✓Reaktive Feuerwehr-IT: ohne Monitoring werden Probleme erst bemerkt, wenn Mitarbeiter nicht mehr arbeiten können.
Die vollständige Gegenüberstellung beider Modelle – inklusive Vergleichstabelle und Entscheidungskriterien – finden Sie in unserem Ratgeber Interne vs. externe IT-Abteilung: Der Kostenvergleich. Was eine externe IT-Abteilung leistet und wie die Übernahme abläuft, zeigt unsere Leistungsseite Externe IT-Abteilung.
Häufige Fragen zu den Kosten
Was kostet eine externe IT-Abteilung pro Monat?
Typische Pauschalen liegen zwischen 50 und 150 € pro Arbeitsplatz und Monat. Ein Unternehmen mit 25 Arbeitsplätzen zahlt damit etwa 1.250–3.750 € monatlich. Der konkrete Preis hängt von Leistungsumfang, SLA-Level, Server-Infrastruktur und Vor-Ort-Anteil ab.
Warum ist die Preisspanne so groß?
Zwischen 50 und 150 € pro Arbeitsplatz liegen sehr unterschiedliche Leistungspakete: vom Basis-Helpdesk mit Monitoring bis zur kompletten IT-Verantwortung inklusive 24/7-Hotline, Managed Security, Cloud-Management und strategischer Beratung. Auch Serveranzahl, Standorte und vereinbarte Reaktionszeiten beeinflussen den Preis.
Welche Leistungen sind in der Pauschale enthalten?
Standard sind Helpdesk, 24/7 Monitoring, Patch- und Update-Management, Security-Basisschutz, Backup-Überwachung und Reporting. Erweiterte Pakete enthalten Vor-Ort-Service, Managed Security mit EDR, Cloud-Management und einen strategischen Ansprechpartner für die Geschäftsführung.
Fallen Einrichtungs- oder Onboarding-Kosten an?
Je nach Ausgangslage kann für die Übernahme ein einmaliger Onboarding-Aufwand anfallen – etwa für Dokumentation, Monitoring-Setup oder das Aufräumen gewachsener Strukturen. Bei HUNARI ist die initiale IT-Bestandsaufnahme kostenlos, und alle einmaligen Posten stehen transparent im Angebot.
Lohnt sich eine externe IT-Abteilung schon ab 10 Mitarbeitern?
Gerade dann: Für 10 Arbeitsplätze wäre eine eigene IT-Vollzeitstelle mit realen Kosten von 65.000–90.000 € pro Jahr deutlich überdimensioniert. Eine externe IT-Abteilung kostet in dieser Größe etwa 500–1.500 € pro Monat – und liefert trotzdem Team-Wissen und feste Reaktionszeiten.
Wie lange laufen die Verträge?
Üblich sind Laufzeiten von 12 Monaten mit klaren Kündigungsfristen. Das sichert die Investition in Onboarding und Dokumentation auf beiden Seiten. Pilot-Phasen und Testpakete sind möglich, um vorab Vertrauen aufzubauen.
Was würde Ihre IT-Abteilung konkret kosten?
Nach einer kostenlosen IT-Bestandsaufnahme erhalten Sie ein transparentes Angebot mit klarer Pauschale pro Arbeitsplatz – ohne versteckte Kosten, ohne Verkaufsdruck.
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